Регистрация кадровых документов – бюрократия или необходимость?

04.12.2015

Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, стремятся ограничиться необходимым минимумом заполняемых форм и журналов. Чем можно пренебречь, а чем не стоит, и каковы могут быть последствия - делается попытка разобраться в статье.

Целесообразность ведения регистрации документов

Кадровый документооборот – необходимость для любого предприятия, обусловленная законодательно. Учет издаваемых и поступающих документов помогает не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и доказать в случае проверок и судебных разбирательств и сам факт составления необходимой документации, и своевременность ее оформления. Записи в журналах, составленные в хронологическом порядке, могут стать дополнительным аргументом для работодателя, доказывающим выполнение им всех положенных процедур при оформлении трудовых отношений.

Какие документы подлежат регистрации и как ее вести

По сути, все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Пожалуй, лишь заявления не подлежат учету, хотя в спорных ситуациях сотрудник может потребовать зарегистрировать и их.

Для ведения учета можно использовать старые добрые журналы или электронный учет документов. Если выбран способ электронной регистрации, позаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от ошибок и поможет доказать последовательность записей. Возможен вариант ведения электронного учета с помощью вспомогательных программ для ведения кадрового учета – 1С и тому подобных. В таких программах номера документам присваиваются автоматически и защищены от изменений.

Вместе с тем, бумажные журналы остаются наиболее распространенным способом учета. Как правило, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они наиболее защищены от изменений «задним числом». Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это не позволит заменить или удалить страницу.

Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в организации должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный перечень всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и сроков хранения. Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере необходимости.

В журналах регистрации добавляется специальная графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ. Это облегчает поиск необходимых бумаг и помогает отслеживать их перемещения.

Регистрация кадровых приказов

Все приказы – о приеме на работу об увольнении, о переводе, об отпуске, - должны быть зарегистрированы. Вести учет издаваемых приказов можно раздельно, по их виду, или вести сводный журнал, если их небольшое количество позволяет легко отыскать запись о требуемом документе. В журнале учета кадровых приказов должны быть следующие графы: номер по порядку, дата регистрации, вид приказа, фамилия сотрудника, в отношении которого издан документ, количество экземпляров и движение документа. Под движением приказа понимается место его хранения согласно номенклатуре, уничтожение в связи с истечением срока хранения либо передача одного экземпляра в другой отдел, например, в бухгалтерию.

Регистрация трудовых договоров

Главный документ в трудовых отношениях – трудовой договор – обязательно нужно зарегистрировать. Журнал регистрации трудовых договоров является одним из самых важных в системе учета документов. Согласно ст. 67 ТК РФ, трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней с момента фактического начала работы. В случае судебных разбирательств или проверок трудовой инспекции именно журнал регистрации трудовых договоров может стать доказательством соблюдения закона.

Графы этого журнала должны содержать обязательную информацию – дату заключения договора, его номер, срок договора, если он оговорен, фамилию сотрудника. Поскольку строгая форма законодательством не установлена, то в повседневной кадровой работе можно использовать образец журнала регистрации трудовых договоров (можно скачать в формате RTF). Также нелишним будет добавить графу «подпись работника в получении экземпляра договора на руки». Можно также оставить место для записи информации о дополнительных соглашениях.

Регистрация дополнительных соглашений

Дополнительные соглашения регистрируются аналогично трудовым договорам. Для них можно завести отдельный журнал или вписывать их в журнал учета трудовых договоров. Являясь неотъемлемой частью трудового договора, дополнительные соглашения требуют столь же внимательного отношения и строгого учета. Особенно важно продумать, чем будет подтвержден факт вручения экземпляра соглашения на руки работнику. Решить проблему может специальная графа в журнале, в которой будет проставляться подпись о получении документа работником.

Регистрация трудовых книжек

Журнал учета движения трудовых книжек – обязательный документ в кадровом делопроизводстве. Именно он позволяет отследить поступление и выдачу трудовых книжек работникам. Этот журнал является самым важным документом в спорах о задержках выдачи трудовой книжки и невозможностью в связи с этим трудоустроиться. Кроме этого, в случае утери трудовой книжки на предприятии восстанавливать ее обязан работодатель, поэтому вести такой журнал следует предельно аккуратно. Форма журнала учета трудовых книжек строго регламентирована, она содержит информацию о дате приема книжки и вкладыша, номера, фамилии и должности владельца, данные об оплате бланка в случае заведения нового бланка трудовой книжки и информацию о выдаче на руки в случае увольнения. Приказом по организации следует назначить ответственного за ведение учета трудовых книжек. Журнал нужно пронумеровать, прошить и опечатать.

Регистрация уведомлений и справок

Вести учет выданных уведомлений и справок о работе можно в системе общего делопроизводства компании или в отделе кадров. Этот вопрос не регламентирован, и предприятие может организовать учет этих документов по своему усмотрению.

Однако если речь идет об уведомлениях, предшествующих сокращению штатов, увольнению по инициативе работодателя, лучше не пренебрегать письменным учетом, так как подобные процедуры зачастую оспариваются в суде. Соблюдение требований законодательства подтвердит своевременная выдача уведомлений на руки работникам.

Как бы ни хотелось уйти от ведения, казалось бы, устаревших форм регистрации кадровых документов, отказываться от них не стоит. Проверенные временем способы учета кадрового документооборота защитят вас от ошибок и возможных неприятностей.

Источник: www.ppt.ru