Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

30.09.2016

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя.

Законодательство предусматривает различные способы оформления использования личного автотранспорта работника в служебных целях с выплатой соответствующей компенсации. В большинстве случаев в зависимости от конкретных обстоятельств применяют два из них.

Способ 1. Организация выплачивает работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля в рамках трудовых правоотношений

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако зачастую работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен 1200 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см вне зависимости от степени износа автомобиля - пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.

Для оформления выплаты компенсации необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Согласуйте использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации.

Шаг 2. Напишите заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации.

Способ 2. Организация арендует автомобиль у работника

Аренда организацией личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 и 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором - иные уполномоченные организацией лица.

Законное основание взаимоотношений организации и работника по этому вопросу - договор аренды автомобиля. В отличие от выплаты компенсации договор аренды позволяет отразить все особенности правоотношений сторон. Например, дополнительное страхование автомобиля от различных рисков, условия содержания и ремонта, другие права и обязанности арендатора и арендодателя.

Для оформления аренды транспортного средства необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Согласуйте использование личного автотранспорта в служебных целях и заключение договора аренды с руководством организации.

Шаг 2. Составьте и заключите с организацией договор аренды автомобиля.

Договор может заключить только собственник автомобиля, поэтому необходимо представить правоустанавливающие (правоподтверждающие) документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации), а также полис ОСАГО.

Шаг 3. Внесите изменения в полис ОСАГО с учетом количества лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Шаг 4. Передайте по акту приема-передачи автомобиль во временное пользование организации.

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.). Транспортный налог уплачивает собственник автомобиля, однако в договоре может быть согласовано условие частичной или полной компенсации организацией таких расходов работника.

Обратите внимание!

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13 процентов (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ). Что касается суммы компенсационных выплат, то эти суммы не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (расчетов суммы компенсации, документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, фактические расходы на использование автомобиля, др.) (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ).

Все ситуации по теме защиты прав потребителей в "Азбуке права" КонсультантПлюс